法訊║企業HR人力資源的合規之路：深入了解勞工法的重要性
【帕薩迪納】在現今不斷變化的商業環境中，企業的人力資源部門扮演著至關重要的角色。其中之一是確保公司在勞工法方面合規。儘管這項任務可能會佔用大量時間和資源，但卻是不可或缺的。前檢察官、商會主席、亞凱迪亞市市長，現任亞市市議員、南加州知名審判出庭律師鄭博仁(Paul P. Cheng, Esq.)，就企業主及企業HR人力資源部門，今年需深入了解的勞工法新規，及如何應對不斷變化的法規環境，進行了以下講解。
什麼是人力資源合規性？
人力資源合規意味著遵守所有適用的勞工法。企業規模越大，經營地區越多，必須遵守的法規就越多。面對這一挑戰，許多雇主依靠人才管理、軟件、政策培訓和工作流程來保護他們的業務。
人力資源部門需要了解哪些法律？
人力資源部門必須了解聯邦、州和地方各級的大量法律以及工資和工時法規，以確保企業的合規性。其中比較基本的法規包括：
- 《公平勞動標准法》（FLSA）
- 《可負擔醫療法案》（ACA）
- 《家庭和醫療休假法》
- 《民權法案》第七章
- 《職業安全與健康法》（OSHA）
- 《同工同酬法》（EPA）
- 《美國殘疾人法》
什麼是員工合規？
鄭律師表示，員工合規是指員工熟悉其所在行業或工作的所有法律，並知道如何以合乎道德的方式開展業務。這通常需要程序培訓和鼓勵從錯誤中學習。如果隻是簡單地懲罰沒有合規會引起恐懼和焦慮，並可能導致員工掩蓋錯誤而不是報告錯誤。
人力資源部門在合規方面扮演什麼角色？
由於合規需要整個組織的努力，因此人力資源部門的作用是創建誠信文化。在這方面做得好的企業通常有：
- 持續的員工溝通和教育
- 倡導道德與合規的高層領導
- 員工舉報不道德行為的途徑
- 在每個組織層面公平實施的政策
人力資源合規問題
從聘用到解雇或退休，人力資源合規問題往往會出現在聘用員工的整個周期中。其中包括：
歧視性招聘廣告
招聘廣告不得使用任何顯示基於受保護信息或特征而偏好應聘者的語言。這包括但不限於種族、膚色、宗教、性別（包括性別認同、性取向和懷孕）、國籍、殘疾、遺傳信息或年齡。鄭博仁律師提醒僱主，即使要求 “應屆大學畢業生”也可能被視為歧視。有一些在線工具可以幫助您撰寫不帶偏見的職位描述，或者看看您的公司是否有符合最佳實踐指南的模板。
不恰當的面試問題
在面試過程中，應避免提出暴露受保護特征、打探應聘者個人生活或透露與職位無關的從屬關系的問題。詢問任何這些話題不僅可能冒犯潛在員工，還可能使您面臨就業歧視訴訟。相反，您可以問一些讓應聘者展示其技能的問題。如果應聘者確實有殘疾，並提出了合理的便利要求，您也不能以此為由拒絕聘用。
違法刑事背景調查
背景調查應由招聘經理以外的人員進行，並且隻能在向應聘者發出有條件的錄用通知后進行。一些城市和州還制定了 “禁查令 “法律，禁止雇主在招聘過程的某個階段之前詢問應聘者的犯罪記錄。
沒有被妥善保存的文件
員工和求職者都希望自己的個人信息得到保密。請將填寫完整的申請表、簡歷、I-9 表格和其他文件保存在安全的位置，切勿將其隨意放置在辦公室內供他人查看。所有文件都應妥善保存，隻有組織內獲得授權的人才能查閱。
遲交新員工報告
子女撫養機構根據《全國新員工名錄》中的記錄來查找可能拖欠子女撫養費的父母。因此，當您雇佣或重新雇佣一名員工時，您必須在 20 天內通知指定的州立機構。在美國的某些地區，這一期限甚至更短，而且您可能會因違規而被罰款。
分類不當的工人
由於會影響加班工資和稅款的支付，錯誤分類工人有時會導致嚴重的處罰。要正確處理分類問題，首先必須區分雇員和獨立承包商。如果您不確定，IRS SS-8 表《為聯邦就業稅和所得稅預扣目的確定工人身份》可以幫助您。接下來，確定哪些員工不受《公平勞動標准法》（FLSA）的約束，因為他們有權獲得最低工資和加班費。
培訓或入職培訓不當
入職培訓有助於新員工熟悉企業運營，了解企業政策和行為准則。了解適當行為以及如何報告騷擾和其他事件的員工有助於降低您的訴訟風險。有時，讓新員工在最初幾天見習同事工作也是有益的，這樣他們就能知道如何安全、高效地工作。
工資和稅款支付不准確
正確及時地支付員工工資對於保持員工士氣和避免工資索賠至關重要。此外，您還需要計算工資稅並向政府機構申報，否則將面臨被審計或罰款的風險。使用薪資服務來自動計算、扣稅和付款，有助於提高准確性和合規性，並為您節省時間。
不合規的請假政策和流程
員工休假合規很有挑戰性，因為您必須在遵守聯邦、州和地方休假法律與保持工作效率之間取得平衡。為減少責任，請確保您的政策和休假管理流程符合所有適用法規。
不公平的薪酬做法
除了規定同工同酬的國家法律《同工同酬法》外，美國多個州也有針對男女薪酬不平等的立法。雖然您可能完全打算遵守這些法律，但隨著時間的推移，由於招聘、調動和晉升等原因，性別薪酬差距可能會在不經意間形成。在法律顧問的建議下定期進行薪酬審計有助於防止這種情況的發生。
醫療保險不足
醫療保險是許多雇主為員工提供的一項福利，但也可能是一項要求，具體取決於您的企業規模。如果您有 50 名或以上的全職或等同全職員工，您就必須遵守《平價醫療法案Affordable Care Act》的規定，提供醫療保險，否則將面臨處罰。此外，按照《可負擔醫療法案ACA》的標准，醫療計劃必須是可負擔得起的，並能提供最低價值。
工人賠償管理不善
當工作現場發生事故時，必須盡快提出工傷賠償索賠。堅持要求員工立即報告意外事故，並指導管理人員提交索賠的正確方法。您可以通過了解本行業的事故趨勢和實施安全計劃來防止可避免的傷害，從而進一步將風險降至最低。
工作場所沖突
員工可能因各種原因而心懷不滿，但冷靜的頭腦必須佔上風。當場或一時氣憤而解雇員工可能會讓您面臨不當解雇的訴訟。處理不當的離職也會傷害留任員工的士氣。通過定期征求員工的反饋意見並採取相應行動，您可以在員工發生沖突或辭職之前解決工作場所的問題。
拖欠最后工資
大多數州的法律都規定了必須支付最后工資的時間和方式。有些州要求您在員工最后一天工作時發放工資，因此，查看當地的相關規定非常重要。您還應及時更新記錄，以防多付。自動發薪系統與其他人力資源工具適當整合，有助於確保員工隻領取應得的工資和福利。
如何提高人力資源合規性
無論您是准備撰寫招聘廣告還是進行離職面試，都可以了解如何幫助避免在雇佣的任何階段出現合規失誤：
1. 記錄公司政策
無論是在網上還是在員工手冊中記錄組織政策，都有助於讓每個員工理解一致，使員工管理更加輕鬆。您可能想涵蓋的一些內容可包括：
- 假期
- 首選時間跟蹤方法
- 社交媒體指南
- 投訴程序
- 反歧視和反騷擾政策
- 病假
- 著裝規范
- 工資表
仔細考慮您的指導方針，以免寫出可能被誤解或不能反映企業價值觀的內容。正式文件還應經過法律顧問的審查，以確保其符合所有適用法律。
2. 隨時了解法規
要在全公司范圍內實現合規，就必須隨時了解適用於企業的新法規和現有法律的更新。要牢牢把握監管形勢，您必須做到以下幾點：
- 閱讀立法者發布的新聞稿，訂閱勞工部和其他政府機構的更新信息。
- 定期審核自己遵守法規的能力，並讓執行團隊成員迅速處理任何不足之處。
- 通過關注政府網站和期刊上的討論，預測未來的變化。
- 與其他人力資源領導者建立聯系，並參加政府監管機構將發表講話的會議。
- 咨詢勞工律師，從外部角度了解影響企業的合規問題。
3. 與員工溝通
員工合規始於有效溝通。應定期提供有關道德行為和最佳實踐的信息，並讓組織中的每個人都能獲取。傳達的信息必須能被廣大受眾清晰理解，而不僅僅是人力資源專業人員，並應授權員工在發現可疑活動時暢所欲言。行政領導者若能認識到合規的重要性，並在日常行為中體現出來，將有助於提高這些宣傳的持久影響力。
總之，企業HR人力資源部門需要深入了解勞工法，以確保公司合規並避免法律風險。儘管這可能需要時間和努力，但卻是維護企業聲譽和成功經營的關鍵因素。持續學習、定期審查政策、咨詢法律專業人員和保持良好的溝通都是實現這一目標的關鍵步驟。
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